HR Support Officer

Wat mag je verwachten van de functie? 

Payroll en Personeelsadministratie:

Als HR Support Officer bied je ondersteuning bij de administratieve taken rond payroll en personeelsbeheer. Je zorgt ervoor dat alle procedures nauwkeurig en tijdig worden uitgevoerd, waaronder:

• Het beheren van de e-box op de sociale zekerheid voor alle bedrijven binnen de organisatie. Je verwerkt inkomende documenten en onderneemt de nodige acties om alles correct af te handelen.
• Het opstellen en indienen van ASR's (Aangifte Sociale Risico's) met betrekking tot ziekte, werkloosheid en andere uitkeringen.
• Het registreren en opvolgen van arbeidsongevallen, inclusief het onderhouden van communicatie met de betrokken instanties en het verder opvolgen van de dossiers totdat deze volledig zijn afgerond.
• Het aangeven en opvolgen van tijdelijke werkloosheid, met een focus op het correct verwerken van gegevens en het tijdig indienen bij de bevoegde instanties.
• Het voorbereiden en versturen van loonbrieven, zowel digitaal als op papier, afhankelijk van de voorkeur van de medewerkers.
• Het beheren van loonbeslagen: je verwerkt de juridische documenten, stelt correspondentie op met de betrokken partijen en zorgt voor een correcte administratie van de dossiers.
• Het tijdig en correct indienen van aangiftes voor medewerkers die werken in het buitenland, inclusief het verzamelen van de benodigde gegevens en het opvolgen van wettelijke verplichtingen.

Fleet en Administratie van Boetes voor Bedrijfsvoertuigen:

Je biedt administratieve ondersteuning bij de verwerking van verkeersboetes voor bedrijfsvoertuigen, met de volgende verantwoordelijkheden:

• Het dagelijks of wekelijks verwerken van verschillende verkeersboetes (zoals snelheidsovertredingen, parkeerboetes en andere administratieve boetes).
• Het opstellen en versturen van e-mails en brieven naar chauffeurs en hun leidinggevenden om hen te informeren over de boetes en de bijbehorende loonafhouding.
• Het administratief opvolgen van de loonafhoudingen die verband houden met de boetes.
• Het organiseren van een overzichtelijk systeem voor het archiveren van boetedocumenten, inclusief het inscannen en digitaal opslaan van de documenten in het boetedossier.
• Het verwerken van andere soorten boetes, zoals die voor overladingen of specifieke overtredingen, met dezelfde nauwkeurigheid en zorg voor detail.

Algemene Administratieve Ondersteuning:

Je biedt administratieve ondersteuning door verschillende taken efficiënt en nauwkeurig uit te voeren:

• Het verzamelen en verwerken van ontbrekende informatie van zowel interne als externe stakeholders.
• Het zorgen voor een accurate en up-to-date administratie die voldoet aan zowel wettelijke als interne richtlijnen en procedures.
• Het proactief signaleren van knelpunten binnen het HR-team en het actief bijdragen aan mogelijke verbeteringen om de samenwerking te optimaliseren.
• Het beheren en organiseren van een gestructureerd archiefsysteem, zowel digitaal als fysiek, zodat dossiers snel en gemakkelijk terug te vinden zijn wanneer nodig.

Je bent een echte teamspeler en beschikt over de volgende vaardigheden:

• Idealiter heb je een opleiding in een administratieve, HR-gerelateerde of economische richting.
• Je hebt enige werkervaring in een gelijkaardige functie; kennis van HR-processen is een extra troef.
• Je hebt een sterke beheersing van Excel en hebt ervaring met het opzetten en beheren van lijsten en registraties.
• Je bent vertrouwd met digitale tools zoals SharePoint en Navision.
• Basiskennis van de relevante sociale wetgeving is een plus.
• Je hebt een uitstekende beheersing van het Nederlands, met een goede basiskennis van Frans en Engels.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, met oog voor detail, wat essentieel is voor administratieve taken.
• Je bent communicatief sterk en kunt op een heldere en professionele manier communiceren met zowel interne als externe stakeholders.
• Je beschikt over organisatorisch talent en bent in staat om meerdere dossiers tegelijk efficiënt op te volgen.
• Je bent proactief, denkt actief mee en kan zelfstandig werken om oplossingen te vinden.

Aanbod: 

Werken in een familiale sfeer: Maak deel uit van een collegiaal team in een open en informele werkomgeving.
Leuke activiteiten: Je kunt deelnemen aan teambuildings, sportevenementen en gezellige momenten met collega's.
Professionele ontwikkeling: Met een eigen Academy krijg je de kans om zowel persoonlijk als professioneel te groeien, door middel van interne en externe opleidingen.
Begeleiding: Bij de start van je avontuur krijg je een mentor toegewezen die je helpt om snel je weg te vinden binnen het bedrijf.
Verloning: We bieden een competitief salaris, aangevuld met extra voordelen zoals maaltijdcheques, eco-cheques, een groepsverzekering, enzovoort.
Vakantie: Je hebt recht op 32 vakantiedagen (inclusief 12 ADV-dagen) en kunt genieten van welverdiend verlof tijdens de schoolvakanties.

Zie je uzelf passen in deze functie? 
Neem dan snel contact op! 

anais@konnekt.be
09/298.01.76